Bij de meeste VvE’s geldt dat besluiten worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen. Dat is de helft plus 1.

Soms staat in de statuten dat een andere meerderheid geldt.

In de splitsingsakte en het bijbehorende reglement is geregeld hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen in de vergadering. Eigenaars kunnen verschillende aantallen stemmen hebben. Één eigenaar is dus lang niet altijd één stem.

Het is verstandig om goed in het splitsingsreglement te kijken vóór besluiten worden genomen. Voor sommige besluiten geldt nl. een andere stemverhouding.

De belangrijkste vormen van stemverhoudingen zijn:

1. Volstrekte of gewone meerderheid van stemmen. Dit houdt in: ‘meer dan de helft’ ofwel ‘de helft plus één’. Bij een oneven totaal aantal stemmen geldt het eerste getal boven de breuk als meerderheid. Bij 37 stemmen is 19 dus een meerderheid.
2. Voor sommige besluiten geldt een bijzondere meerderheid. Die noemen we ook wel ‘gekwalificeerde meerderheid’. Dat is bijvoorbeeld 2/3 of 3/4 van het aantal uitgebrachte stemmen. Zo’n gekwalificeerde meerderheid geldt meestal voor maatregelen die zorgen voor verbetering of vernieuwing van het gebouw.
3.  Voor wijziging van de splitsingsakte, de splitsingstekening en het splitsingsreglement moet in principe unaniem worden gestemd: alle leden moeten vóór zijn. Een wijziging zonder ‘goederenrechtelijke gevolgen’ is ook mogelijk met een gekwalificeerde meerderheid van 4/5 van het totale aantal stemmen.

‘Wij zijn huurders en we willen meepraten in de ledenvergadering van de VvE. Die voorstellen gaan ons óók aan!’

“Ze bedenken van alles in die VvE. En met een beetje geluk horen wij dan via de corporatie wat er allemaal gaande is en wat voor plannen er zijn. Maar die gaan ons óók aan. We willen erover meepraten!”

Dat is niet vanzelfsprekend. Overleg tussen de eigenaars vindt plaats in de Algemene Vergadering van de VvE. De verhurende eigenaar neemt daaraan deel. De huurders hebben een persoonlijk gebruiksrecht, dat afgeleid is van het recht van de eigenaar. Ze hebben in principe geen toegang tot de vergadering van de VvE. Maar huurders die willen meepraten hebben een punt. En meepraten kan: bijvoorbeeld in gezamenlijke commissies.

Vindt u dat huurders ook aanwezig mogen zijn bij de vergaderingen van de VvE? Dan moet de Algemene Vergadering daar toestemming voor geven. Dan kunt u ook afspreken dat huurders mogen meepraten over de voorstellen.

Meebeslissen kan alleen als de huurders een volmacht hebben gekregen van hun verhuurder. Een grooteigenaar mag per appartementsrecht een volmacht verstrekken.

Trouwens: eigenaars kunnen ook een volmacht verstrekken aan een huurder Kijk in uw splitsingsreglement hoe de regels in uw geval luiden.

Alle appartementseigenaars hebben toegang tot de vergadering van eigenaars. In het splitsingsreglement staat hoeveel stemmen iedere eigenaar in de vergadering kan uitbrengen.

Soms wil een eigenaar wel meebeslissen over onderwerpen op de agenda, maar kan hij niet op de vergadering aanwezig zijn. Dan hoeft die stem niet verloren te gaan. De eigenaar kan iemand een volmacht geven. Die persoon mag namens hem stemmen in de vergadering van eigenaren.

Sommige eigenaars willen naar de vergadering komen, ook als ze al een volmacht hebben gegeven aan iemand anders. Dat mag.

Het is wel lastig voor de voorzitter van de vergadering. Hij moet in de gaten houden dat er per appartement maar één keer een stem wordt uitgebracht.

Eigenaars kunnen een volmacht geven voor één vergadering maar ook voor meer vergaderingen. Een volmacht kan zelfs doorlopend zijn. Hij kan voor de hele agenda gelden, maar ook voor enkele agendapunten. De meeste splitsingsreglementen schrijven voor dat een volmacht schriftelijk moet zijn. Volgens de wet hoeft dat niet per se. Voor iedereen moet wel duidelijk zijn wie een volmacht heeft en waarvoor die geldt.

Helaas wordt niet overal goed overlegd tussen bewoners. Daardoor begrijpen de verschillende partijen niet van elkaar waarom ze doen wat ze doen. Samenwerken gaat nu eenmaal beter als u samen praat. Dan begrijpt u elkaars standpunten en belangen ook beter.

Samen praten kan in de VvE-vergadering, maar daar zijn de huurders niet bij. Het is verstandig om ook die bewoners bij het overleg te betrekken: zij wonen er immers ook. In sommige gevallen zelfs eerder dan de eigenaars. In dat geval kennen ze het complex en de omgeving goed. Daar kan iedereen van profiteren.

Er is een groot misverstand: huurders zouden minder om hun woning en woonomgeving geven dan eigenaars. Dat is lang niet altijd het geval. De een steekt nu eenmaal meer energie in zijn woning dan de ander. Soms is dat een eigenaar en soms een huurder.

U kunt overleggen op verschillende manieren:

1. bewoners en eigenaars vergaderen apart en sturen elkaar de notulen (of een uittreksel daarvan) toe;
2. bewoners en eigenaars wonen elkaars vergadering bij (maar hebben daarin geen spreek- of stemrecht);
3. een gezamenlijke commissie bereidt de besluitvorming voor in de VvE-vergadering en in de huurdersvergadering;
4. binnen de bewonersvereniging vindt besluitvorming plaats over de leefregels en over andere onderwerpen die ook buiten de VvE besloten kunnen worden;
5. huurders hebben volmacht in de VvE namens hun verhurende eigenaar;
6. huurders krijgen een taak in de VvE (kascommissie, technische commissie, bestuur etc.)

Huurdersorganisaties en bewonerscommissies hebben informatierecht, overlegrecht, adviesrecht en agenderingsrecht volgens de WOHV. Bewonerscommissies hebben iets minder rechten dan huurdersorganisaties.

Informatierecht
Huurdersorganisaties en bewonerscommissies hebben het recht om informatie van de verhuurder te ontvangen over:

• plannen voor het slopen van woningen
• het onderhoud van woningen
• de huurprijzen.

Het informatierecht geldt voor bestaand beleid en voor wijzigingen in beleid.

Overlegrecht
Huurdersorganisaties en bewonerscommissies kunnen in bepaalde situaties de verhuurder vragen met hen te overleggen. Dat kan op verschillende manieren.

• Jaarlijks: de verhuurder moet minstens eenmaal per jaar overleggen met zijn huurdersorganisatie en de bewonerscommissie.
• Op verzoek: de huurdersorganisatie of de bewonerscommissie kan de verhuurder vragen om overleg. Dat gaat dan over de informatie die de verhuurder heeft gegeven op grond van het informatierecht.
• Bij beleidswijzigingen: de verhuurder moet met de betrokken huurdersorganisatie en de bewonerscommissie overleggen als hij het beleid of het beheer wil veranderen.

Adviesrecht

Huurdersorganisaties en bewonerscommissies mogen de verhuurder een schriftelijk advies geven over zijn plannen met de woningen.

Er zijn regels over de manier van adviseren:

• De verhuurder geeft zijn huurders schriftelijke informatie over zijn beleid.
• De verhuurder overlegt hierover met de huurdersorganisatie of de bewonerscommissie.
• De huurdersorganisatie of bewonerscommissie krijgt ten minste zes weken de tijd om schriftelijk advies uit te brengen.
• De verhuurder voert zijn plannen pas uit nadat de huurdersorganisatie of bewonerscommissie dit advies heeft kunnen uitbrengen.
• Wil de verhuurder afwijken van het advies? Dan moet hij dit binnen twee weken schriftelijk melden aan de huurdersorganisatie of de bewonerscommissie. Hij geeft daarbij aan waarom hij het advies helemaal of gedeeltelijk niet opvolgt.

Agenderingsrecht
Huurdersorganisaties en bewonerscommissies hebben het recht om onderwerpen op de overlegagenda te zetten. De verhuurder, de huurdersorganisatie en de bewonerscommissie mogen deskundigen uitnodigen om deel te nemen aan het overleg met de verhuurder.

Instemmingsrecht bij wijziging servicekostenbeleid
Als de verhuurder de servicekosten wil wijzigen, moet hij vooraf toestemming vragen aan de huurdersorganisatie (als die er is). Dit geldt niet voor wijzigingen in het servicekostenpakket. Daarvoor gelden andere regels.

De besluiten die genomen worden in de vergadering, zijn alleen geldig als aan de voorwaarden wordt voldaan:

• de oproeptermijn
• het opstellen van de agenda
• het quorumvereiste. 

Over het algemeen is minimaal de helft van het totale aantal stemmen in de VvE nodig om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen: dat is het quorum. In een VvE met 100 stemmen is het quorum dan 50. Het aantal eigenaars is niet altijd gelijk aan het aantal stemmen!

Bij het begin van de vergadering tekenen alle aanwezige leden de presentielijst. Aan de hand van die lijst wordt vastgesteld hoeveel stemmen maximaal kunnen worden uitgebracht. Als minder dan de helft van alle stemmen aanwezig is, kan geen geldig besluit worden genomen.

In de splitsingsakte kan staan dat er een andere stemverhouding is.

Voorbeeld: een VvE heeft 100 stemmen. In de splitsingsakte kan staan dat in een vergadering minimaal 75 stemmen moeten kunnen worden uitgebracht. Dan is het quorum 75.

Als er onvoldoende quorum aanwezig is, kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen. Dan kan iedereen dus meteen weer naar huis.

Meestal kan de VvE dan een zogenaamde tweede vergadering uitschrijven. Dan maakt het niet uit hoeveel stemmen aanwezig zijn. De besluiten kunnen in die vergadering gewoon worden genomen.

Over alle belangrijke zaken in het complex wordt uiteindelijk beslist door de vergadering van eigenaars. De hoogte van de maandelijkse voorschotbijdragen bijvoorbeeld. Volgens de wet hebben alle appartementseigenaars toegang tot de vergadering. De regels voor het uitroepen van de vergadering staan in het splitsingsreglement.